Förändringar i en organisation – viktiga steg för att lyckas

Hur genomförs ett lyckat förändringsarbete i en organisation och hur undviker man att falla ner i groparna längs med vägen? Enligt Pernilla Bjerkesjö, civilekonom inom organisation och ledarskap, fokuserar de allra flesta på själva förändringen och missar därmed det viktiga förarbetet. – Det viktigaste är att skapa en hög förståelse och kunskap om förändringen för att lyckas. De som hoppar över förarbetet kommer antagligen att misslyckas, menar Pernilla.

Överkörda, irriterade och osedda medarbetare är det sista man önskar vid ett förändringsarbete i en organisation. Kommentarer som ”Nu har ledningen bestämt över våra huvuden igen, och vad har vi att säga till om?” klingar bekant och missnöjet vibrerar i luften.

Vanliga felsteg vid ett förändringsarbete

Att få en lyckad och smidig förändring önskar säkert de allra flesta vid ett förändringsarbete. Vilka är då de vanligaste misstagen vid dessa processer.

• INKLUDERING
  De som ska ingå och arbeta med förändringen är inte insatta i förändringsprocessen och förstår därmed inte varför förändringen sker.
• FÖRSTÅELSE
  Förståelsen för hur människor reagerar och agerar saknas, och sakfrågan känns viktigare än människan bakom. Vänd på steken och sätt människan först – sakfrågan sedan. Ett genuint intresse för människor är en god egenskap hos en ledare för att kunna driva igenom ett förändringsarbete.
• KOMMUNIKATION
  Det saknas en tydlig kommunikation kring förändringsarbetet. Bra kommunikation med en öppen dialog är A och O för att lyckas.
• HELHETSPERSPEKTIV
  Att man missar helheten och befintliga strukturer, som ligger till grund för att kunna skapa rätta strategier för förändringsprocessen.
• TID
  Det tar ta tid att genomföra viktiga förändringar och det är när det drar ut för mycket på tiden, när det tar flera, flera år att få igenom förändringen, som misslyckandet är ett faktum.
• WORST CASE
  Att man inte lyckas genomföra förändringen över huvud taget.

Viktiga steg i en förändringsprocess

Ett av de viktigaste stegen i en förändringsprocess är att skapa en hög förståelse för själva förändringen. Att det finns en gemensam förståelse hos alla där en tät dialog mellan olika positioner i företaget känns självklar. – Att våga vänta och börja på rätt sätt ger bättre förutsättningar i förändringsarbetet. Det är till och med så att man vid akuta förändringar kan göra förarbetet i efterhand, just för att förberedelsearbetet är så viktigt, menar Pernilla.

1. KARTLÄGGNING
   Steg ett är att genomföra en kartläggning. Vilka ska ingå i processen och vilka ska genomföra förändringen när det väl är dags? Hur tänker de kring ett förändringsarbete? Vilka är snabba på att uppfatta, vilka behöver mer tid och vilka behöver mer fakta? Vad behöver var och en lite mer av för att kunna starta processen? Tillsammans går det att skapa fylligare förändringsprocesser.

2. DELAKTIGHET
   I ett förändringsarbete är det naturligt att vissa blir mer delaktiga än andra, men att ingen lämnas utanför. En bra uppdelning är att de som är direkt berörda av förändringen är de som har direkt delaktighet, medan de som ligger i periferin får information och förståelse för processen. De som jobbar i förändringen får därmed en försmak på vad kommande arbete kommer att innehålla och blir oftast mer positivt inställda.

3. MÅLSÄTTNING
   Utan vision och tydliga mål för framtiden är det svårt att förstå vart organisationen är på väg. Därför är det viktigt att ledningen står bakom beslutet och tydligt förklarar varför. Att välkomna frågor, funderingar och fakta från organisationen för att ge möjlighet till förändringsprocessens verkliga ansikte att växa fram.

4. FÖRUTSÄTTNINGAR
   Genomför en grundlig inventering. Vad finns det för resurser och vad behövs förändras? Gör en djupdykning i alla parametrar och samla in all fakta. Var förberedd och skapa en tydlig bild.

5. FÖRANKRING
   Ta ytterligare ett steg och gå djupare ner på detaljnivå. Är det något som missats eller som man inte tänkt på? Är alla delar med? Detaljer, detaljer, detaljer!

6. EN GÅNG TILL
   När det är klart – börja om från början och gå igenom allt ytterligare en gång. Finns det ytterligare något att finjustera innan genomförandet av förändringen/implementeringen? Har alla processer kommit upp till ytan? Hur många omtag som behövs beror helt på vad som dyker upp vid varje genomlysning.

7. IMPLEMENTERING AV FÖRÄNDRING
   Nu kommer det alla längtat allra mest efter – förändringen! När alla steg är avklarade och förarbetet är genomfört bör implementeringen av förändringen gå av bara farten. Är förarbetet väl genomfört finns det till och med en plan för hur man ska hantera de problem som man vet kommer uppstå.

Att genomföra förändringar i en organisation kräver helt klart sin insats och vikten av samförstånd och inkludering är stor. – Min kompetens räknas och äntligen lyssnar dom på mig. Att lägga tid och kraft på förarbetet inför en förändring skapar större glädje i organisationen samt positiva och nöjda medarbetare, avslutar Pernilla.